个人档案可以放在自己手里吗?不可以!

个人档案可以放在自己手里吗?不可以!

经常会有不少人产生个人档案能否放在自己手里这样的疑问。特殊时候需要自己拿着档案参加一些评选都避免不了档案要放在自己手上的现象但是又害怕这是一个违规操作但是又不能影响个人事业上的重要事项产生十分矛盾的心理。

个人档案可以放在自己手里吗?看完你就清楚了!

其实小伙伴们大可不必有这样的焦虑档案放在自己手里是可以的,一般出现违规操作的并不是档案出现在自己手里这个行为而是在自己手中由于一些个人原因或者时间上的限制而造成档案问题,那这就需要我们小伙伴提前熟知并尽可能避免的。

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一、允许档案放在自己手里的阶段

1、档案如果是因为需要作为审核个人的凭证或者参加某些评选活动需要出具档案信息这是可以将档案放在自己手里的只要通过正规的申请流程并不私自改动档案信息都是没有任何问题的。

2、部分非全日制毕业的学生在毕业后的档案会被学校直接转交到个人手中自行处理这是需要个人拿着现在的档案与自己之前的全日制档案合并之后再安排存档,或者工作后出现职业变动或者离职的情况拿到自己档案只要在规定的时间范围内自行存档也是合乎情理的。

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二、哪些行为不能够需要避免出现

1、下面就是需要我们尽可能避免以及决不能出现的行为:档案在自己手里千万不能由自己个人打开档案信息或者将档案里面的部分内容随意修改这些行为都是直接造成档案无效,档案的查看等操作都是必须经过专门的申请并由具有该资格的单位执行。档案信息是需要不断地补充完善但是只有拥有国家允许的权限才能够填写和变动档案信息内容个人无权访问。

2、有些人没有出现以上任何不正当的行为但是档案还是会变成死档多数是因为档案在自己手里忘记了时间停留过长,档案并不是能够长期一直放在自己手里的也许是有严格的有效期限规定的如果一旦超时档案会默认失去其客观性和真实性而变成死档。

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三、如何尽可能降低自己手里档案的风险

1、首先就是要仔细熟知档案管理手册做到对在自己手里出现问题的导火线心中有数,这样才能下意识地去时刻提醒自己避免这些问题的发生。

2、最好提前做好记录档案刚开始落入自己手里的时间目的在于能够对档案在手里的时间段有一个明确的掌握并且控制自己一旦事情办完就要在有效期限内将档案立即存档。

3、档案在自己手里的这段时间一定要与自己跟前的其他文件分开来保管尽量安排一个专门属于档案存放的醒目位置这样让自己也能够随时留意到,档案信息何等重要如果与其他信息混淆也是很容易造成档案丢失或者找不到的。

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